Le nom de votre société de domiciliation doit figurer au RCS de chaque client domicilié — une mention obligatoire, souvent oubliée
L'article R123-169 du Code de commerce impose que le contrat de domiciliation (celui prévu aux articles R123-167 et R123-168) soit mentionné au registre du commerce et des sociétés de chaque société domiciliée, avec le nom ou la dénomination sociale du domiciliataire et les références de sa propre immatriculation sur un registre public. Autrement dit : ce n'est pas seulement le client qui doit être en règle, c'est la présence même du domiciliataire dans son dossier RCS qui est vérifiable par un tiers.
Le texte est court mais précis : « Le contrat de domiciliation [...] est mentionné au registre du commerce et des sociétés, avec l'indication du nom ou de la dénomination sociale et des références de l'immatriculation principale sur un registre public de l'entreprise domiciliataire. » Concrètement, quand une société s'immatricule ou se réimmatricule à l'adresse d'une agence de domiciliation, le greffe doit pouvoir lire, dans le dossier RCS de cette société, qui est le domiciliataire et où celui-ci est lui-même enregistré. Une erreur de dénomination, une immatriculation principale mal renseignée ou un contrat expiré non renouvelé (la durée minimale de trois mois, tacite reconduction, vue dans l'article R123-168) laisse un dossier RCS incohérent — visible par n'importe qui consultant l'extrait Kbis du client.
Le Pack Accueil d'AppH ne dépose rien au greffe et ne modifie aucun RCS : cela reste l'acte du domiciliataire ou du client lui-même, jamais de l'assistant. Ce qu'un réseau de six à cinquante agences gagne à automatiser, c'est le rapprochement : pour chaque client domicilié, la date de signature et d'échéance du contrat, la conformité du nom/dénomination utilisé face à celui déclaré au RCS, et une alerte avant que la tacite reconduction ne masque un contrat en réalité expiré. L'assistant signale l'écart ; il ne le corrige jamais lui-même auprès du greffe.
Pour AppH
- Un dirigeant de réseau voit en un tableau les dossiers clients dont la mention RCS risque d'être désynchronisée, au lieu de le découvrir lors d'un contrôle ou d'une demande du client.
- L'échéance de chaque contrat de domiciliation suit le dossier client, pas la mémoire d'une agence : un changement de gestionnaire local ne fait pas perdre la trace du renouvellement.
Contre / la limite honnête
- AppH ne dépose, ne modifie et ne certifie aucune mention au registre du commerce et des sociétés : cet acte reste entièrement celui du domiciliataire ou de son mandataire auprès du greffe.
- AppH ne se prononce jamais sur la validité juridique d'un contrat de domiciliation ni sur la régularité d'un dossier RCS : il signale un écart de données, la décision et la démarche restent humaines.
R123-169 est un article de 2007, jamais réformé, et c'est justement pour ça qu'il passe inaperçu — personne ne le relit tant qu'un client ne demande pas pourquoi son Kbis semble incohérent. Notre rôle n'est pas de refaire le travail du greffe : c'est d'éviter que trente agences gèrent trente versions différentes de la même échéance contractuelle, chacune dans un coin de mémoire différent. Un tableau à jour vaut mieux qu'un dossier reconstitué en urgence le jour où un client pose la question.
Vérifié par un humain d'AppH