Sans contrat de domiciliation, pas d'immatriculation : le premier rendez-vous en agence est un dossier, pas une visite
L'article R123-167 du Code de commerce est court : toute entreprise qui installe son siège dans des locaux partagés « présente à l'appui de sa demande d'immatriculation le contrat de domiciliation ». Autrement dit, le créateur qui pousse la porte d'une agence n'a pas encore de Kbis, et il ne l'aura pas tant que l'agence n'a pas produit ce contrat. Pour l'accueil, le premier passage n'est pas une visite de courtoisie : c'est un dossier à compléter, avec des pièces qui manquent une fois sur deux.
Le texte est en vigueur depuis le 1er janvier 2009 (décret n° 2008-1488). Il dit deux choses. D'abord que le contrat de domiciliation est une pièce du dossier d'immatriculation, au même titre que les statuts : le greffe ne l'accepte pas sur parole. Ensuite, dans son second alinéa, que la règle vaut aussi pour une société dont le siège est à l'étranger et qui ouvre une agence, une succursale ou une représentation en France. Dans un réseau multi-agences, ce second cas n'est pas marginal : une part des créateurs qui se présentent au comptoir viennent d'ailleurs, ne connaissent pas le vocabulaire du greffe et ne savent pas quelles pièces apporter. L'agence, elle, sait exactement ce qu'il faut — pièce d'identité du dirigeant, justificatif de son domicile personnel, lieu de conservation de la comptabilité, coordonnées joignables, ce que l'article R123-168 impose de conserver au dossier — mais cette liste vit sur une feuille plastifiée derrière le comptoir, et le visiteur la découvre en arrivant.
C'est là que l'accueil par QR du Pack Accueil d'AppH change la nature du premier rendez-vous. Le créateur qui scanne l'écran de l'agence, en français ou dans sa langue, reçoit la liste des pièces attendues, indique celles qu'il a sur lui, et l'assistant prépare pour la personne de l'agence un dossier avec ce qui est présent et ce qui manque. S'il manque une pièce, le visiteur repart avec un rappel écrit et une date pour revenir, pas avec un souvenir approximatif. Quand le dossier est complet, l'assistant génère le brouillon du contrat de domiciliation à partir de la grille de l'agence — durée, adresse, prestations — et le pose devant une personne habilitée qui vérifie les pièces, signe et remet l'exemplaire que le greffe attend. L'assistant ne vérifie aucune identité et ne juge aucun justificatif ; il tient la liste, il compte ce qui manque, et il écrit le brouillon.
Pour AppH
- La liste des pièces est la même dans toutes les agences du réseau et se met à jour à un seul endroit : un changement de décret ou une exigence nouvelle du greffe local n'a plus à être réimprimé sur trente feuilles plastifiées.
- Le dossier commencé à l'accueil suit le créateur sur son téléphone puis dans son espace client : le rappel des pièces manquantes, la date de retour et le brouillon du contrat sont dans une seule conversation, visible par l'agence où il reviendra, même si ce n'est pas la même.
Contre / la limite honnête
- AppH ne vérifie pas l'identité du dirigeant, ne contrôle pas l'authenticité d'un justificatif et n'apprécie pas si le dossier est conforme aux obligations du domiciliataire : ces actes restent ceux d'une personne habilitée de l'agence, avec sa signature et sa date.
- Le brouillon du contrat n'a de valeur que si la grille de l'agence a été relue par le responsable du réseau. Une erreur dans le modèle se répercute sur chaque brouillon, ce qui est précisément la raison pour laquelle rien ne part sans une relecture humaine.
On nous demande parfois pourquoi nous insistons sur l'accueil physique alors que « tout se fait en ligne ». L'article R123-167 est la réponse : le contrat de domiciliation est un acte qui se signe, entre une agence et une personne, et le greffe le veut sur le dossier. Le temps perdu dans une agence de domiciliation ne se perd pas sur le site web, il se perd au comptoir, quand le visiteur revient trois fois parce qu'il manquait une pièce que personne ne lui avait écrite. Nous n'automatisons pas le contrat ; nous faisons en sorte qu'il soit prêt à signer au bon moment.
Vérifié par un humain d'AppH